Delegare è passare un’attività a qualcuno lasciandogli la libera iniziativa di agire. Presupposto logico è la fiducia riposta. Per evitare problemi e aiutare chi riceve l’attività, obbligatorio fissare obiettivi.
In gioco ci sono quindi due attori: chi passa la delega e chi la riceve ed il ruolo di quest’ultimo è importantissimo segnalando con i suoi comportamenti di esser pronto ad ottenere la delega.
Tutte le volte che mi sono trovato a passare un compito, un’attività, a qualcun altro mi son sentito in difficoltà. Perché parto dall’idea che solo io sia in grado di svolgere quell’attività in modo efficace. E in più somatizzo pure la perdita di valore: “Non sarò più il referente per quella attività!”.
La realtà è che delegare fa crescere. Non solo perché occorre ora seguire quell’attività in modo indiretto e quindi con la responsabilità che non cade solo su quella specifica mansione, ma anche sulla persona cui ci siamo affidati, ma pure perché delegare permette di occuparsi di cose di contenuto più strategico.
Quindi delegare fa bene. Occorre tuttavia stabilire con il delegato gli obiettivi, una scadenza e poi verificare e dare un feedback continuo.
La cosa sorprendente che mi è capitata è poi il caso che definirei di super-delega ovvero di responsabilizzare non un collaboratore, ma un cliente. Sembra una situazione improbabile dando per scontato il conflitto d’interessi. Eppure mi è capitato e con esito sorprendente. Ora vi racconto l’episodio.
Era un periodo difficile. Organico all’osso. Esce dall’azienda una persona che lavora con me. Mi trovo in difficoltà a svolgere tutte le attività. Un cliente insistentemente mi chiede la partecipazione ad una promo e condizioni.
Me ne dimentico. Mi richiama. Sto facendo altro, e allora gli dico: “mi mandi lei una proposta che gliela confermo”.
Quando mi arriva, stupore: le condizioni sono esattamente quelle che avrei concesso.
Direi, banale. Infatti le condizioni erano quelle praticate da tempo, insomma le regole del gioco erano chiare e gli obiettivi pure. Il rapporto fiduciario ottimo. Ed in più l’effetto zaino cioè passare uno zaino con la responsabilità a qualcuno alla fine fa muovere con circospezione anche chi dovrebbe porre in primo luogo i propri interessi.
Da lì ho capito che tutte le volte che deleghiamo è come se passassimo uno zaino pieno di …compiti e responsabilità.
Pensiamo a questa metafora per comprendere lo stato d’animo di chi riceve questo zaino. Questi procederà con molta cautela. Se si tratta quindi di un nostro collaboratore avrà bisogno di istruzioni e formazione, di linee guida ben definite, obiettivi e una mano d’aiuto sempre, saper di poter contare su chi ha passato la delega.
A noi capire quando la persona è in grado di ricevere quello zaino e con quale carico di compiti e responsabilità. E poi fissare gli obiettivi per aiutarlo per dargli lo spazio di autonomia che fornisce motivazioni. Ad un certo punto il delegato potrà a sua volta passare quello zaino e così scarico da compiti operativi sarà pronto per nuove e crescenti responsabilità.
