Condurre le riunioni non è mai semplice, spesso commettiamo errori dimenticandoci che la riunione è la palestra del leader non solo per chi la deve tenere, ma anche per chi assiste, cercando di apprendere, le tecniche e i comportamenti più efficaci.
Vediamo come condurre al meglio una riunione attraverso 4 fasi.
- Dare la parola agli altri. Il manager che tiene una riunione deve essere un animatore, un facilitatore. Il classico esempio del direttore d’orchestra, lui non utilizza uno strumento, fa giocare (suonare) gli altri. Ecco il leader deve ascoltare gli altri. Passare e lasciare la parola a tutti i partecipanti, raccogliere le idee e parlare per ultimo.
- Provocare le reazioni. Per realizzare riunioni efficaci l’obiettivo non è ricevere dei sì, ma raccogliere le opinioni degli altri. La frase tipica dopo aver presentato una soluzione, una proposta è: “cosa ne pensate?”. Con la speranza di raccogliere idee difformi, differenti. Raccogliendo tutte le idee e i punti di vista si può ottenere la migliore soluzione. La più rotonda, quella a prova di errore.
- Concludere la riunione. Tirare le somme, sintetizzare. Stabilire chi fa cosa e entro quando, questo è il ruolo del leader.
- Chiedere il feedback. Chiedere “come è andata la riunione”, non è segno di debolezza, ma al contrario offre l’opportunità agli altri di esprimersi non alla macchinetta del caffè e a noi di migliorare la conduzione delle riunioni successive.
In conclusione i 4 perni della riunione ovvero la palestra del leader sono: dare la parola, provocare reazioni e raccogliere idee, concludere stabilendo il chi fa cosa e quando e infine raccogliere il feedback.
Buona riunione.
